Regius College Schagen

Privacyverklaring

Ingangsdatum: 1 juni 2018

Datum laatste wijziging: 1 juni 2018

Het Regius College Schagen respecteert de privacy van iedereen die bij de school betrokken is. Als school werken wij met verschillende soorten persoonsgegevens. Daar gaan wij zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring, die in het bijzonder betrekking heeft op de persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers, vertellen wij u daar meer over.

Hebt u na het lezen van deze verklaring vragen? Schrijf, bel óf mail ons. Op de laatste pagina staan onze contactgegevens.

Privacybeleid

Het Regius College verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Hoe wij aan deze eisen voldoen hebben wij vastgelegd in ons Privacyreglement.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden met een vooraf omschreven doel en als daarvoor een grondslag bestaat. Ook mag de verwerking ervan niet verder gaan dan nodig is. Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen.

Sommige persoonsgegevens zijn voor ons zodanig noodzakelijk dat wij, gelet op de doelstellingen van onze organisatie en vanwege de op ons rustende wettelijke verplichtingen, niet zonder kunnen. Als dergelijke gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij de aanmelding niet beoordelen en de leerling dus ook niet inschrijven.

Klik hier om te zien welke persoonsgegevens wij van leerlingen verwerken.


Waarom wij deze persoonsgegevens gebruiken

Als school hebben wij diverse persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers nodig om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om op een goede manier onderwijs te kunnen geven en om invulling te geven aan diverse andere doeleinden.

Klik hier om de doeleinden en wettelijke grondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken na te lezen

  
Beveiligen en bewaren

De school neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. De programma’s die worden gebruikt zijn beveiligd en toegang tot gegevens is beperkt tot die medewerkers van onze school die de gegevens daadwerkelijk nodig hebben. Ook geldt een geheimhoudingsplicht voor medewerkers van de school over de persoonsgegevens.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De meeste gegevens uit het leerlingdossier bewaren wij gedurende (maximaal) twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven bij onze school; voor sommige gegevens geldt een langere (wettelijke) bewaartermijn. Gegevens over verzuim, afwezigheid en in- en uitschrijving van leerlingen bewaren wij bijvoorbeeld gedurende 5 jaar nadat de leerling is uitgeschreven.

Zie ook het overzicht bewaartermijnen.


Gebruik van beeldmateriaal

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij vooraf uitdrukkelijke toestemming. Leerlingen van 16 jaar en ouder geven zelf toestemming, voor leerlingen jonger dan 16 jaar wordt deze toestemming gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordigers.

Ouders en leerlingen van 16 jaar en ouder mogen altijd besluiten om geen toestemming te geven of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als er toestemming is gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met het beeldmateriaal omgaan en wegen wij per keer af het verstandig is het beeldmateriaal te plaatsen.

Deelt de school persoonsgegevens met derden?

In opdracht van het Regius College verwerken verschillende organisaties persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers, zoals leveranciers van het administratie- en/of leerlingvolgsysteem en van (al dan niet) digitale leermiddelen. Om ieders privacy goed te beschermen, sluiten wij met deze organisaties verwerkingsovereenkomsten. Hierin staat hoe zij volgens de wettelijke privacyrichtlijnen omgaan met persoonsgegevens.

Verder delen wij soms ook persoonsgegevens met andere organisaties. Voorbeelden zijn het Samenwerkingsverband passend onderwijs (SWV), de GGD, de leerplichtambtenaar, de instellingsaccountant, de Inspectie van het Onderwijs, ketenscholen (mbo/hbo/universiteit) en het ministerie van OCW (DUO). Uiteraard gebeurt dit alleen voor zover dit noodzakelijk is, en er sprake is van een specifieke grondslag. In veel gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens met deze organisaties te delen. Als dat niet zo is, is meestal toestemming nodig van de leerling of diens wettelijke vertegenwoordiger.

Welke rechten heb ik?

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen. In het privacyreglement leest u meer over deze rechten.

Leerlingen van 16 jaar en ouder oefenen deze rechten zelfstandig uit. Voor leerlingen jonger dan 16 jaar worden deze rechten uitgeoefend door hun wettelijk vertegenwoordigers.

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten? Stuur dan een mail naar:
privacy@regiuscollege.nl. Binnen een maand krijgt u van ons een reactie op uw verzoek. Mochten wij voor het verwerken van uw verzoek meer tijd nodig hebben, dan kunnen we de reactietermijn verlengen met twee maanden. Uiteraard laten wij dit zo spoedig mogelijk weten.

Vragen of klachten?

Hebt u vragen of een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) via de hieronder genoemde contactgegevens. Mocht u er bij een klacht samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Contactinformatie Regius College Schagen

Postbus 282

1740 AG Schagen

Tel. 0224 – 29 78 41

privacy@regiuscollege.nl

Contactinformatie Functionaris gegevensbescherming

Worden aangevuld na 1 september 2018

privacy@regiuscollege.nl